Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

1. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. tarafından verileri işlenen bireylerin hak ve özgürlüklerini korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Kurulu bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.
2. KapsamPolitika hükümleri, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır.Bu politika Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır.
3. Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin AmaçlarıKişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin amacı, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’ nin kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi ve desteklenmesi, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’ nin kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’ nin kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.
4. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş., kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:
   1. Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;
   2. Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;
   3. Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek;
   4. Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;
   5. Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;
   6. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;
   7. Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;
   8. Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;
   9. Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;
   10. Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;
   11. Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek;
   12. Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;
   13. Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak;
   14. Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;
   15. Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personel veya personelleri belirlemek.Bildirimler
       
5. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş., veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nu (“KVK Kurulu”) bilgilendirir. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. , kişisel veri envanterinde işlediği tüm kişisel veri kategorilerini belirler.
6. Bildirim KVK Kurulu’nca belirlenecek usul ve yöntem uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin Kişisel Veri Koruma Komitesi (KVK Komitesi)tarafından saklanır.
7. İlgili mevzuat veya KVK Kurulu’nca gerekli görülmesi halinde bildirimler periyodik olarak tekrarlanır.
8. KVK Komitesi, KVK Kuruluna yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri yıllık olarak gözden geçirir ve gerekmesi halinde KVKK Kurulu’nu bilgilendirir.Bu politika Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır. KVKK veya bu politikayı ihlal edici her türlü eyleme Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin disiplin mevzuatı uygulanacak ve söz konusu ihlalin suç veya kabahat oluşturması halinde durum en kısa süre içerinde ilgili makamlara bildirilir.

   Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları ve Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. ile birlikte çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’ninki kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılmaksızın Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.

1. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. , KVKK uyarınca veri sorumlusudur.
2. Üst Yönetim ve yönetici ve denetçi pozisyonlarında olan herkes, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi ve teşvik edilmesinden ve ayrıca bireysel görev tanımlarında yer verilmiş bu konuya ilişkin diğer yükümlülüklerden sorumludur.
3. KVK Komitesi, kişisel veri koruma sisteminin yönetilmesi ve KVKK ve sair ilgili mevzuata uyumun sağlanması ve belgelenmesi konularında görevli birim olarak kurulmuştur ve bu konularda Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
   1. KVK KomitesiKVK Komitesi üyeleri yönetim kurulu tarafından kişisel verilerin korunması mevzuatı ve uygulamaları konularında uzmanlık ve tecrübe sahibi olmaları dikkate alınarak atanır ve doğrudan Yönetim Kurulu’na rapor sunar.
      KVK Komitesi, , 1 başkan ve 5 üyeden oluşmaktadır. Komite 6 ayda bir olağan olarak veya gerek görülmesi halinde olağanüstü toplanır.
   2. KVK Komitesi Görev ve Sorumlulukları
      1. Komite, Yönetim Kurulu’nu Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı ve gelişmeler konusunda bilgilendirmelidir.
      2. Komite, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin politikalarının ve prosedürlerinin güncel olduğunu ve veri işleme denetimlerinin planlandığı takvime uygun olarak yapıldığını ve bunların ilgili mevzuatla uyumlu olduğunu sağlamakla sorumludur.
      3. Komite kişisel veri koruma konularında tüm ilgili personelle birlikte hareket eder.
      4. Komitenin ana görev ve sorumlulukları şunlardır:
         1. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş., ilgili partnerleri ve destek hizmeti sağlayan tedarikçilerine kişisel veri koruma mevzuatı ve uyum konularında bilgi ve tavsiye vermek.
         2. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. personeline kişisel veri koruma mevzuatı uyarınca sahip oldukları yükümlülükler konusunda bilgi ve tavsiye vermek.
         3. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumluluğunu gözlemlemek.
         4. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin kişisel veri koruma politikası ve ilgili prosedür ve süreçleri geliştirmesine ve sürdürmesine katı sağlamak.
         5. Kişisel veri koruma mevzuatına uyum bağlamında Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. içinde sorumlulukları tayin etmek.
         6. Kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan tüm personel için gerekli eğitim ve farkındalığın verilmesini sağlamak.
         7. Düzenli denetimler yaparak Kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumu gözlemlemek ve Yönetim Kurulu’na raporlamak.
         8. Kişisel veri koruma etki analizi raporları için bilgi ve tavsiye vermek.
         9. KVK Kurulu ile işbirliği ve irtibat halinde hareket etmek.
         10. KVK Kurulu nezdinde Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin irtibat noktası ve temsilcisi olarak işlev görmek ve gerektiğinde Kurula bilgi ve tavsiye vermek.
         11. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. bünyesinde Bilgi Güvenliği Politikası’na uyumu gözlemlemek ve gerektiğinde ilgililere bilgi ve tavsiye vermek.
         12. Bilgi güvenliği olaylarının ve soruşturmalarının Kurul’a bildirilmesi için resmi prosedür geliştirmek.
         13. İş sürekliliği planı sürecinde katkı sağlamak.
         14. Kurumsal kayıtların saklanması konusunda bilgi ve tavsiye vermek.
         15. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. bünyesinde kişisel verilerin hangi ölçekte toplandığını, tutulduğunu ve kullanıldığını ve bunların bilgi güvenliği standartlarına uygun olarak saklanma koşularını belirlemek.
         16. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygunluk, makullük, güvenlik uygulamaları ve gerekli olabilecek diğer kontrollere ilişkin gözetim ve değerlendirmeleri yapmak.
         17. Kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamaya yönelik kontrolleri belirlemek ve uygulamak, gerekli olabilecek ilave kontrolleri önermek.
         18. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. içinde kişisel veriler bakımından potansiyel risk oluşturduğu konuları ve ilgili önerilerini Yönetim Kurulunun gündemine sunmak.
      5. KVK Komitesi Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili tüm sistemlerine erişim yetkisine sahiptir. KVK Komitesi görevlerini yerine getirirken tüm personelden sistemlere ve kayıtlara erişim dahil olmak üzere iş birliği sağlama talebinde bulunabilir. Bu iş birliğinin sağlanmaması durumunda Komite durumu Yönetim Kuruluna rapor eder.
   3. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin kişisel veri işleyen tüm personeli Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.
   4. Operasyon, Kurumsal Pazarlama ve İnsan Kaynakları birimleri içerisinden, birimin bu politika ile uyumunda gündelik sorumlulukları yönetmek ve yerine getirmek üzere KVK Komitesine karşı sorumlu olacak bir kişisel veri koruma temsilcisi atanacaktır.
   5. İnsan Kaynakları birimi, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.
   6. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. personelleri, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’ne kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

Belirli bir türdeki veri işleme faaliyetinin, yapısı, bağlamı ve amaçları doğrultusunda kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurması muhtemel ise, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. veri işleme faaliyeti öncesinde bir etki analizi gerçekleştirerek potansiyel riskleri yönetmelidir. Benzer riskler içeren birden fazla veri işleme faaliyeti için tek bir değerlendirmeye dayanılabilir.

Etki analizi sonunda Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurabilecek bir veri işleme faaliyetine başlamak üzere olduğu anlaşılırsa, bu konuyla ilgili KVK Komitesi’nin onayı aranır. KVK Komitesi gerekli görmesi halinde KVK Kurulundan konuyla ilgili görüş alır.

Risk yönetiminde Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin hali hazırda Bilgi Güvenliği Politikası uyarınca benimsemiş olduğu sistem uyarınca uygulanan sistem ve kontroller uygulanır.

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
   1. Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.Bu doğrultuda Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.‘nin gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili formlarda gizlilik bildirimlerine yer verir. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine ilişkin açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bu bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar KVK Komitesi tarafından belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:
      1. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,
      2. İşlenen kişisel veri türleri,
      3. Kişisel verinin işlenme amaçları,
      4. Kişisel verilerin toplanma yöntemleri,
      5. Kişisel verilerin hangi hukuki sebebe dayalı olarak işlendiği,
      6. Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,
      7. Veri sahibinin hakları,
      8. Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.
         
   2. Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.
      1. Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar.
      2. Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim tarafından KVK Komitesine bildirilir. KVK Komitesi yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini sağlar.
   3. Kişisel veriler uygun, ilgili olmalı amaçla sınırlı ölçüde işlenmelidir.
      1. KVK Komitesi işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmadığını ve işlenmediğini sağlamakla yükümlüdür.
      2. Elektronik ve fiziksel tüm veri toplama formları ve bilgi sistemlerindeki veri toplama mekanizmaları KVK Komitesince onaylanmak koşuluyla uygulanır.
      3. KVK Komitesi her yıl güncellenen kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
      4. KVK Komitesi yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/ dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
      5. KVK Komitesi, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin Saklama ve İmha Prosedürü uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.
   4. Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.
      1. Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir.
      2. İnsan Kaynakları biriminin yöneticisi tüm personelin verilerin doğru ve güncel olarak toplanması ve tutulması konusunda eğitilmesinden sorumludur.
      3. Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.
      4. Çalışanlar/ müşteriler ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’ni bilgilendirmelidirler. Bu şekilde bir bildirim yapılması üzerine söz konusu kaydın düzeltilmesi ve güncellenmesi ilgili birimin sorumluluğundadır.
      5. KVK Komitesi veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.
   5. Kişisel veriler, ilgili kişi yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse teşhis edilebilecek şekilde işlenmelidir.
      1. Kişisel verilerin Back-up vb. gereklilikler nedeniyle gerekli sürenin ötesinde saklanması durumunda veri güvenliği zafiyeti durumlarında bireylerin hal ve özgürlüklerinin korunması için kişisel veriler şifrelenmeli veya anonimleştirilmeli/maskelenmelidir.
      2. Kişisel verilerin saklama ve imha prosedürü uyarınca belirlenmiş sürelerin sonrasında işlenmesi için KVK Komitesinin yazılı onayına bağlıdır.

1. 1. Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
   2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
   3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
   4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
   5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
   6. KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
   7. İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
   8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
   9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.‘ ye başvurabilir. Bu kapsamda web sitesinde yayınlanan “Başvuru Formu” nu doldurarak; şahsen kimlik teyidi yapmak, iadeli taahhütlü olarak veya noter vasıtasıyla başvuru formunu “Oruç Reis Mh. Tekstilkent Cad. No:12 Koza Plaza A Blok Kat:14 D:51 Posta Kodu: 34235 Esenler/İstanbul, TR” adresine postalamak suretiyle taleplerinizi iletebilir.

      Bu durumda Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir. Taleplerin alınması, iletilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin süreçler Talep Yönetim Prosedürü uyarınca gerçekleştirilir.

      Veri sahiplerinin taleplerini yöneltebilmesi için gizlilik bildirimlerinde ve Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’ nin web adresinde veri sahiplerinin erişim hakkı ve iletişim bilgilerine yer verilir.

      Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin tüm personeli, görev tanımı ne olursa olsun kendisine yönelmiş veri sahibi erişim taleplerine yönelik olarak doğru başvuru yöntemi konusunda veri sahiplerini yönlendirmekle yükümlüdür. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. personeli, veri sahiplerinden gelecek talepler konusunda nasıl hareket etmeleri konusunda KVK Komitesince bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir.

Açık rıza, açık rıza formu şablonu veri sahibine imzalatılarak veya veri sahibiyle yapılacak sözleşme veya elektronik formda bu şablonda yer alan unsurlara yer verilmesi suretiyle alınabilir.

Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde ilgili birimce tek bir liste halinde açık rızası alınmış kişilerin listesi tutulur. Bu listenin güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.

Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir. Erişimler, Erişim Yönetimi Prosedürü uyarınca sağlanır.

Veri güvenliği, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin Bilgi Güvenliği Politikası ve buna bağlı dokümanlar uyarınca sağlanır.

Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği olayları KVK Komitesince tespit edildiğinden itibaren en kısa süre ve en geç 72 saat içerisinde KVK Kuruluna ve ilgili kişiye bildirilir.

1. Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:
   1. Veri sahibin açık rızasının alınmış olması.
   2. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
   3. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
   4. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
   5. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
   6. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
   7. Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
   8. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Idecon Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
2. Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması ve veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.

   Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması söz konusu olduğunda KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca KVK Komitesi KVK Kurulu nezdinde gerekli izin ve bildirimleri sağlar.

3. Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. Bu kayıtlar KVK Komitesince belirli periyotlarla denetlenir.
4. Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir veri paylaşma sözleşmesi/protokolü yapılır. Veri paylaşma sözleşmesi /protokolü minimumda şunları içerir:
   1. Paylaşımın amacı veya amaçları;
   2. Potansiyel üçüncü kişi alıcılar veya alıcı türü ve erişim hakkı koşulları;
   3. Paylaşılacak verilerin neler olduğu;
   4. Verinin işlenmesine ilişkin genel ilkeler;
   5. Veri güvenliği tedbirleri;
   6. Paylaşılan verilerin saklama süresi;
   7. Veri sahibinin hakları, erişim talepleri, başvuru ve şikâyetlere cevap verme prosedürleri;
   8. Paylaşım sözleşmesinin yürürlüğünün sona erdirilmesinin gözden geçirilmesi ve
   9. Sözleşmeye uyulmaması veya personelin bireysel ihlalinden dolayı sorumluluk ve yaptırımlar.Veri paylaşma sözleşme/protokolleri KVK Komitesi’nin onayına sunulur.

İşlenme amaçları için gerekli süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine kişisel veriler, veri sahibi gerçek kişi tespit edilemeyecek şekilde ve Saklama ve İmha Prosedürü uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya imha edilir.

Denetim faaliyetleri yıllık olarak yapılacak olup, denetim sonuçları Kişisel Veri Koruma Komitesi’ne sunulacak ve Komite denetim raporunda bulunan çıktılar hakkında gerekli iyileştirmeleri yapacaktır.

Bu dokümanın sahibi KVK Komitesidir ve bu politikanın yukarıda belirtilen gözden geçirme gereklilikleri uyarınca düzenli olarak gözden geçirilmesinden sorumludur.